「Word」で作る書類を、誰が見ても美しくて読みやすく仕上げる方法

Microsoft Wordで書類を美しく読みやすく仕上げる方法 PC用

提出書類を「Word形式で」と指定されることは多いのですが、同時に「読みやすくて見た目に美しい」仕上がりを求められます。今回は、めったに「Word」を使わないような人や「いつも君の書類は読みにくい」と言われる人向けに、最低限身につけておきたい「Word」の使い方を解説します。

Word

Microsoft Word

パソコンには入ってて当たり前に使いぐらい、使ってる人が多いソフト。ぼくの場合の使用頻度は低いのですが、それでも年度末になると、取引先企業さんへ提出する報告書の作成は「Word」形式で求められるため、無いと非常に困る存在です。

Wordで書類作成

今回用意した書類は

Word サンプル書類

経済産業省、持続化給付金の申請概要です。文字装飾等は一切ない状態で「Word」にテキストを並べています。
これを、見た目にもキレイで読みやすい状態にしていきます。

1.Word テキストの中央揃え、右揃え

上から3行を
用紙の真ん中に配置します。

Word 文字列センタリング

用紙の真ん中に配置したいテキストを指定後、「中央揃え」のボタンをクリックします。

次に右揃えをします。

Word テキスト右揃え

用紙の右端に揃えたいテキストを指定して
「右揃え」ボタンをクリックします。

2.Word 文字列の幅を揃える=均等割り付け

Word 均等割り付け

上の画像で、
「2020年6月29日」と
「持続化給付金事務局」は
文字列の幅が合っていません。
これを合わせる機能が
「均等割り付け」です。

文字数の多い「持続化給付金事務局」の9文字の幅に
文字数の少ない「2020年6月29日」を揃えます。

Word 均等割り付け

「2020年6月29日」の文字列を指定して
「均等割り付け」のボタンをクリック、
文字列の幅を指定するBoxが表示されるので
合わせる「持続化給付金事務局」の文字数
「9字」を入力して「OK」をクリックで、

Word 均等割り付け

文字列の幅が揃います。

3.Word ぶら下げ

次は、

Word ぶら下がり機能

これを

Word ぶら下がり 完成

このように
見出しが「給付額」で
その下が説明と
ひと目でわかるように
体裁を整えます。

最初に、

Word ぶら下がり 準備

改行のない、1つの段落にまとめてしまいます。

次に、

Word ぶら下げ 設定

「1」段落の詳細設定を開いて
「2」給付金は3文字なので
「3」最初の行を「ぶら下げ」、
幅「3字」を選択して「OK」をクリック。

すると、

Word ぶら下げ

2行目が3文字下がった状態になります。
ここからは、自分が改行したい場所にカーソルを置いて
「shift + enter」キーを押して
改行の体裁を整えます。

Word ぶら下がり 完成

これで完成です。
下の段落も同じように
「ぶら下げ」設定しました。

4.Word 行間隔の調整

文字を大きくすると、行間まで広くなってしまう場合があります。

Word 行間隔

文字の大きさを「14」にしたときの状態です。

この行間隔を
元の広さに狭くする方法です。

赤い枠の文字列を範囲指定した状態で、

Word 行間設定方法

「1」をクリックして
「2」の行間を「固定値」に、
間隔を「18pt」ぐらいにします。

すると

Word 行間隔調整の完成

このように行間隔が狭くなります。

5.できあがり

Word 見た目の良い書類

こんな感じで出来上がりました。
正直、ぼく自身も1年ぐらい前までは、「ぶら下がり」を知らなかった時があり、「スペース」と「半角スペース」を駆使して文頭を揃えていました。でも皆さんも知ってるように「スペース」では絶対にキレイに揃いません。
あと文字を大きくした場合の行間隔の設定方法も知らなかったので、ぎりぎり広くならない文字の大きさだけを使って書類を作っていました。知らないと言うのは、実にもったいないことです。

まとめ

20年以上パソコンを使ってきましたが、Wordという超メジャーなソフトでさえ、ろくに使い方を知らずに使ってきました。Microsoft の Officeソフトは、年間12,000円以上のサブスクリプションで、ずっと「高い」と思っていましたが、使い方を知ることで12,000円を支払うハードルは、以前よりも低くなっています。

これは他の商品やサービスにも言えることです。

野菜ひとつ売るにも、その価格がでも、消費者に「高い」と思われるか「安い」と思われるかで、売上は大きく変わります。売る場合の表現として「美味しい」「愛情込めて作りました」「安心して食べられる」「農薬を減らしています」、そして「安い」「お買い得」などは、ポケットマルシェなど直販サイトを見ても、全員が使っている表現です。これは最近になって流行した説明ではなく、ぼくがネット販売を始めた2005年ぐらいには、すでに使われていましたし、もっと古い話だと1920年代のアメリカビール業界において、業界8位だったシュリッツ・ビールは、これらを含む表現やセールスポイントを使ったマーケティングを行った結果、たった6ヶ月で業界1位に躍進したのです。

話が「Word」から離れてしまいました。このセールスやマーケティングの話は、また機会を設けて記事にしたいと考えています。ぼく自身、その専門家でもありますので。

使用料金、年12,000円以上。これだけ支払えば、相当のことが出来るはずです。画面上のたくさんのツール類の殆どはクリックしたことがありませんが、これからは積極的に使ってみようと思います。